3 acciones efectivas y concretas para llenar tu agenda de pacientes en pocas horas

 

¿Llenar tu agenda de pacientes es una prioridad para ti?

Si eres como el 90% de los odontólogos que conozco, tu respuesta será un rotundo «SÍ».

De hecho, esta es la pregunta más habitual y recurrente en nuestro buzón de correo electrónico, redes sociales y sesiones de consultoría: «Cómo atraer a más pacientes a mi clínica».

Pero antes de desvelarte 3 acciones efectivas y concretas para completar tu agenda de pacientes, necesitas tomar una decisión importante.

Debes elegir a qué tipo de paciente quieres atraer.

Y para ello, vamos a definir a tu paciente ideal.

 

Cómo definir y atraer a tu paciente ideal.

¿Paciente ideal o paciente objetivo es un concepto nuevo para ti?

Te explico de qué se trata.

Tu paciente ideal es aquel paciente que confía plenamente en ti, valora tu trabajo y te recomienda sin dudarlo.

Además, llega a tu clínica atraído por tu formación y experiencia en el campo de la implantología, estética dental, Invisalign, o cualquiera que sea tu especialidad.

Puedes añadir todas las cualidades que convierten a ese tipo de paciente en tu paciente ideal, pero el resumen es que:

Tu paciente ideal es aquel que estás deseando encontrar en tu agenda, con quien desarrollas tu máximo potencial y que está plenamente comprometido con tu clínica y contigo.

Es importante que definas el perfil del paciente que deseas atraer y asegurarte de captar pacientes que se encuentren dentro de este grupo.

Necesitas ir más allá del clásico “mujer, 40 años, madre de 2 niños de entre 1 y 5“.

Piensa en su día a día.

• ¿Cuáles son sus intereses?
• ¿Qué le apasiona?
• ¿Qué le preocupa hasta quitarle el sueño?
• ¿En qué trabaja?
• ¿Cómo se divierte?
• ¿En qué invierte su dinero?
• ¿Cuáles son sus prioridades?
• ¿Qué teme? ¿A qué tiene miedo?

Visualiza la imagen de tu paciente ideal y dale un nombre, incluso.

De esa forma lo sentirás como a alguien real y te resultará más sencillo conectar con él o con ella.

 

Diseña una cita con tu paciente ideal.

Una práctica muy interesante y recomendable es seleccionar a 4 o 5 pacientes que tú consideras «pacientes ideales».

Llámales por teléfono, invítales a visitarte y conversa unos minutos con ellos.

Háblales de tu interés sincero por mejorar la calidad de tus servicios, tus planes de mejora para la consulta y cómo quieres contar con ellos como personas importantes en la evolución de tu clínica.

Exprésales lo importantes que son para ti y escúchales activamente.

Mantener la mente abierta a sugerencias y propuestas por parte de tus pacientes es un recurso a tu alcance de valor incalculable.

Si nunca antes has realizado una práctica de este tipo, pruébalo.

Invierte una mañana o una tarde de tu agenda en ello.

No te imaginas lo sorprendente y valioso que puede ser todo lo que aprendes con los auténticos protagonistas de tu trabajo.

Ten en cuenta que cuanto más sepas sobre el tipo de paciente que quieres atraer a tu clínica, más específicas y relevantes serán tus campañas.

Y más efectivas.

De hecho, las campañas de marketing y publicidad exitosas comparten un mismo elemento clave: definen a la perfección a quién quieren atraer, conectan con sus necesidades y se las presentan de una manera atractiva.

¿Ya tienes a tu paciente ideal? ¿Le has puesto nombre? ¿Eres capaz de visualizarlo claramente?

Perfecto.

Ahora sí.

Una vez sentadas las bases, vamos a ver:

 

3 acciones específicas y concretas para llenar tu agenda de pacientes en pocas horas.

Tu base de datos actual es una fuente inagotable para generar nuevas citas en tu agenda de pacientes.

Ya sea para revisiones semestrales o anuales, primeras visitas con otros especialistas de tu clínica o tratamientos periódicos como limpiezas bucales.

En este punto te invito a repasar los protocolos de actuación que tenéis establecidos en tu consulta después de atender a tus pacientes por primera vez.

¿Qué pasos sigues tras finalizar una primera visita con un paciente?

• ¿Le entregas una carta de bienvenida? ¿Se la envías por correo electrónico junto a una guía de consejos de salud bucodental? ¿La remites por correo tradicional?
• ¿Le obsequias con una tarjeta promocional para una limpieza bucal?
• ¿Le invitas a visitar la clínica con el resto de su familia y le ofreces tu tarjeta de fidelización familiar?
• ¿Envías una encuesta de satisfacción a su teléfono móvil al finalizar la visita para que evalúe la atención recibida?
• ¿Realizas una llamada de control de calidad a las 24 horas?
• ¿Tienes pautada una llamada, SMS, Whatsapp o email de seguimiento a los 7 días?
• ¿Está establecido el contenido de esa llamada, SMS, Whatsapp o email?
• Etc.

Recuerda que atraer a un nuevo paciente es mucho más costoso que fidelizar a tus pacientes actuales.

Por eso es tan importante que, una vez el paciente ha tomado la decisión de llamarte y reservar una primera visita contigo, inviertas recursos y tiempo para establecer los protocolos de actuación que sean fieles a tus valores de marca.

Si atiendes a tu paciente de manera DIFERENTE a lo que está acostumbrado, dejarás una huella en su mente.

Y eso es lo que quieres, ¿verdad?

 

1. Campaña de WhatsApp Marketing.

El uso de una plataforma de mensajería instantánea como Whatsapp te ayudará a mantener la conversación con tus pacientes.

Hay clínicas que utilizan el correo electrónico para comunicarse con sus pacientes antes de visitar la clínica, durante su tratamiento e, incluso, después del tratamiento.

Y es que un email de notificación o recordatorio funciona muy bien.

Pero, ¿cómo integrar el uso de Whatsapp con el uso del mail?

En realidad es mucho más sencillo de lo que parece.

Sólo necesitas un click por parte de tu paciente.

Vamos a ver cómo lograrlo.

 

Fase 1. Solicita a tu paciente su dirección de email y comparte las ventajas de comunicarse contigo por WhatsApp.

Las comunicaciones por correo electrónico antes del tratamiento son un medio idóneo para compartir tu información de contacto de WhatsApp con tus pacientes.

Solicitar la dirección de email cuando el paciente reserva su primera visita te permitirá invitarle a agregar el número de tu clínica dental a su lista de contactos, proporcionarle un enlace a WhatsApp a través del teléfono móvil y comenzar la conversación.

Además, para incentivar a tus pacientes a utilizar WhatsApp como nuevo medio de comunicación (si aún no lo has integrado en tu clínica), puedes ofrecerles las siguientes ventajas:

• Reserva tu primera visita en la clínica por WhatsApp.
• Resuelve tus dudas sobre tu próxima cita por WhatsApp.
• Verifica los tiempos de espera en la clínica por WhatsApp.
• Solicita información sobre tu tratamiento y post-tratamiento por WhatsApp.
• Comprueba los horarios de la clínica y los días de consulta de tu doctor por WhatsApp.
• Reserva tu próxima revisión por WhatsApp.
• …

Dependiendo de la fase en la que se encuentre tu paciente, será más apropiada una llamada a la acción u otra.

 

Fase 2. Invita a tu paciente a agregar el número de tu clínica como contacto y reservar cita.

Una vez tienes la dirección de correo electrónico de tu paciente, comparte con él o con ella el número de WhatsApp de la clínica, y anímale a agregar tu clínica como contacto.

Si se trata de una primera visita, envíale un mensaje como este:

«Hola [nombre del paciente],

Tu visita a nuestra clínica está próxima y estamos deseando conocerte. Te invitamos a añadir nuestro número de Whatsapp a tu agenda de contactos para comunicarte fácilmente con nosotros, confirmar tu cita, resolver cualquier duda previa, hacernos saber si llegas con retraso o consultarnos el tiempo aproximado de espera para tu visita. Haz clic aquí para enviarnos un mensaje: [[Enlace de WhatsApp]]

Te esperamos para darte la bienvenida personalmente»

Si son pacientes que ya forman parte de tu base de datos, escribe un mensaje por email con el siguiente texto:

«Hola [nombre del paciente],

Sabemos que eres una persona ocupada. Por eso queremos ayudarte a tener tu boca sana y bonita con un sólo click.

Ahora puedes concertar una cita con nosotros por WhatsApp. Sólo tienes que enviarnos un mensaje haciendo click aquí: [[Enlace de WhatsApp]]

Estamos deseando volver a verte»

 

Fase 3. Ofrece una experiencia Premium durante el tratamiento.

Una vez que tu paciente visita tu clínica es el momento perfecto para mejorar su experiencia contigo.

¿Cómo puedes lograrlo?

Invitando a tu paciente a solicitar información sobre su tratamiento.

En esta fase el mensaje idóneo es:

«Te damos la bienvenida a nuestra clínica. Si necesitas alguna cosa mientras esperas a ser atendido, no dudes en informarnos en la recepción. Si lo prefieres, puede comunicarte con nosotros a través de WhatsApp. Estaremos encantados de responder cualquier pregunta que tengas: [[Enlace de WhatsApp]]

Gracias de nuevo por confiar en la Clínica Smile»

 

Fase 4. Continúa la conversación con tu paciente después del tratamiento.

Al finalizar la cita, informa al paciente que puede reservar su próxima sesión a través de WhatsApp así:

«[Nombre del paciente], ponemos a tu disposición nuestro servicio de cita previa a través de WhatsApp. Añade nuestro número a tu lista de contactos: +34 666 444 222 y envía un mensaje cuando quieras reservar tu próxima cita. Nuestro objetivo es responderte de una manera ágil y eficaz. Esperamos tu mensaje :)»

 

Cómo crear el link de WhatsApp para tus emails.

Pero, ¿cuál es el link que debes incluir en tu email para que a tu paciente se le abra la aplicación de WhatsApp?

La secuencia es muy sencilla y es así: https://api.whatsapp.com/send?phone=123456789&text=Cita%20previa

Donde dice «phone» debes poner el código de tu país y el número de teléfono que vas a utilizar para recibir y atender los mensajes.

Si el teléfono es de España utiliza 34. El resultado sería 34666444222 (sin espacios entre los números).

Donde pone «text» escribe el mensaje predeterminado que quieres incluir. Recuerda que el espacio lo debes sustituir por la secuencia %20.

El resultado es Hola%20quiero%reservar%20cita

El link final en este ejemplo es: https://api.whatsapp.com/send?phone=34666444222&text=Hola%20quiero%20reservar%20cita

Ahora sólo tienes que crear tu propio enlace personalizado para incluirlo en tus emails.

 

2. Campaña de email marketing.

Ahora quiero presentarte una acción de seguimiento súper sencilla y eficaz para llenar tu agenda de pacientes.

La puedes poner en práctica en pocos minutos (siempre que tengas tu herramienta de email marketing previamente configurada).

Sólo tienes que elegir a tu lista de pacientes en fase de seguimiento (pendientes de respuesta, no localizados telefónicamente, etc.) y enviarles el siguiente mensaje por correo electrónico:

Asunto: Consulta

Mensaje: [Nombre del paciente], ¿aún estás interesada en presumir de sonrisa con tu tratamiento Invisalign?

Un saludo,

María

O bien,

Asunto: Consulta

Mensaje: [Nombre del paciente], ¿sigues interesado en disfrutar de una sonrisa bonita y saludable?

Un saludo, 

María

El objetivo es retomar el contacto con tu paciente, hacerle recordar que su tratamiento está pendiente y cómo le beneficiará realizarlo, y provocar una respuesta por su parte.

Una variante de esta estrategia es enviar este sencillo mensaje al número de WhasApp de tu paciente.

También funciona.

 

3. Campaña de Facebook e Instagram Ads.

 

Las campañas de consideración con «Mensajes» nos permiten generar una conversación inmediata con el usuario y preconfigurar algunas preguntas frecuentes de forma sencilla.

Te muestro un ejemplo de campaña real que creamos para la promoción de nuestro evento presencial The NOW.

 

Y, ¿qué sucede cuando la usuaria hace clic en «enviar mensaje»?

Que se le abre una ventana de diálogo directo como la que ves en la siguiente imagen.

 

 

Puedes personalizar el mensaje, incluyendo el nombre de la persona que te contacta, y añadir una selección de tres preguntas.

En nuestro caso incluimos las consultas que recibimos con más frecuencia por email y a través de nuestros perfiles sociales:

• ¿Cuándo y dónde es el evento?
• ¿Dónde puedo comprar mi entrada?
• No soy odontóloga pero me interesa el evento, ¿puedo ir?

De esa forma, la persona que nos contacta simplemente tiene que hacer clic en la consulta que quiere hacernos.

Y nosotros le damos respuesta de manera ágil y concreta.

Si se trata de una pregunta que no aparece en el listado, puede escribir un mensaje en la parte inferior de la pantalla e iniciar el diálogo donde dice «Escribe un mensaje…«.

En el caso de tu clínica, y dependiendo del servicio que estés promocionando, puedes incluir preguntas de este tipo:

• ¿Cuál es el horario de consulta de la Dra. Muñoz?
• ¿Dónde está vuestra clínica?
• ¿Trabajáis con Invisalign?
• ¿Puedo reservar mi cita ahora?
• Etc.

 

El segundo tipo de campaña que te recomiendo son las campañas de conversión.

Este tipo de campañas requieren de una landing page o página de registro, que será la página que el usuario visitará después de ver el anuncio.

El objetivo de esa página es captar los datos de contacto del usuario: nombre, email y teléfono, para poder contactar con él y concertar una visita.

Es muy recomendable que tu paciente obtenga un beneficio adicional por realizar esa acción.

Puede tratarse de un bono promocional exclusivo para acceder a un tratamiento con un precio reducido (por tiempo limitado).

O bien un recurso gratuito que les aporte valor.

En el caso de un odontopediatra puede ser una Guía para padres: «Cómo cuidar los dientes tus hijos para que crezcan fuertes y sanos«.

Un implantólogo puede compartir un eBook con los: «5 beneficios clave de los implantes y cómo han transformado la vida de más de XXX pacientes en mi consulta«.

Y si fuera una especialista en Invisalign: «10 celebrities que han elegido Invisalign (y tú no te has enterado)«.

De esa forma, el usuario (paciente potencial) te facilita los datos para reservar su cita y le aportas un recurso que le ayuda o le interesa en un tema que le importa.

A este tipo de recurso gratuito que aporta valor (sin contraprestación económica) lo conocemos como lead magnet o imán de contactos.

¿Aún no tienes el nuestro? Consíguelo ahora aquí.

 

Como ves, WhatsApp, el Email Marketing y Facebook Ads, son tus aliados perfectos para llenar tu agenda en pocas horas.

La acción más sencilla es la segunda (siempre y cuando estés solicitando la dirección de correo electrónico a tus pacientes).

Te sugiero que elijas una de ellas, implementes, y me cuentes tus resultados en los comentarios.

Te leo con atención.