¿Piensas abrir tu propia clínica dental en breve?
¿Ya tienes una consulta pero quieres aumentar la facturación?
¿Cuentas con un espacio cómodo, equipamiento actualizado y un buen equipo de trabajo, pero tus ventas no crecen?
Es posible que estés olvidando algo fundamental: la preparación de tu capital humano.
Y es que la formación es la inversión más rentable en tu clínica dental.
Piensa por un momento.
¿Cómo te sentirías si vas a un local comercial y al pedir asesoría nadie sabe responderte? ¿Y si sus respuestas te generan desconfianza?
Probablemente no quieras regresar nunca más, porque te das cuenta de que el equipo no está capacitado.
Lo mismo puede ocurrir en tu clínica dental y, con más razón, pues estamos hablando de salud.
Cuando vamos a una clínica, lo mínimo que esperamos es que las personas que trabajan allí estén preparadas profesionalmente para el cuidado de nuestra salud bucal.
Por lo tanto, es imprescindible ver la capacitación continua de todos los integrantes de tu clínica como una oportunidad para tu empresa a corto, mediano y largo plazo.
¿No sabes por dónde empezar?
Tranquilidad.
Voy a explicarte cómo invertir en la formación de tu equipo para que sea verdaderamente rentable.
¿Por qué es tan importante la formación continua de tu equipo de trabajo?
Para lograr que tu clínica dental tenga éxito es indispensable que todo tu equipo tenga una formación adecuada y frecuente.
Tal y como afirma la presidenta del Colegio de Higienistas Dentales de la Comunidad Valenciana, Rosario Velarde, la formación continua aporta competitividad, un plus que “te diferencia de los demás”.
Un equipo competente es aquel que se esfuerza por dar lo mejor de sí. Pero, además, posee las capacidades y conocimientos adecuados para cumplir con sus obligaciones laborales.
La formación en el ámbito odontológico, la atención al paciente y el manejo del estrés, entre otras áreas, ayudan a tu equipo a prepararse ante la toma de decisiones y la solución de problemas.
Y también lo motiva al logro de metas individuales y en equipo.
Además, los cursos y programas formativos son una herramienta de proyección importante que permitirán a tu equipo obtener nuevos conocimientos específicos y diferenciarte de la competencia.
El enriquecimiento profesional y humano es fundamental en cualquier trabajo, aún más si se trata de la salud.
Ten presente que, para ponerte del lado del paciente, aliviar su dolor y comprender sus temores, necesitas que tu equipo de trabajo tenga preparación integral.
¿Piensas que ofrecer formación a tu equipo es sólo un gasto?
Te invito a conocer estas 7 ventajas:
- Fomenta la integración del empleado hacia la empresa.
- El equipo adquiere un mayor crecimiento profesional y personal.
- El equipo se mantiene actualizado sobre nuevos retos y procesos odontológicos.
- Mejora la calidad del servicio que prestas a los pacientes.
- Eleva el nivel de satisfacción del empleado hacia su puesto de trabajo.
- Incentiva la igualdad de oportunidades en todas las áreas de la clínica.
- Facilita los procesos de delegación eficaz (de los que hablaremos enseguida).
La formación de tu equipo te ayudará a lograr una experiencia satisfactoria para el paciente, algo que depende en gran medida del trato y la atención que haya recibido de tu equipo de trabajo.
Es importante que la formación se realice en todos los niveles de la organización para que ningún empleado se sienta desmotivado o rechazado.
Cuando logras fortalecer a tu equipo con valores humanos y principios sólidos hacia el trabajo, sin duda, destacas ante otras opciones y ganas la preferencia de tus pacientes sobre aquellas clínicas que no apuestan por la formación continua.
Cómo establecer un plan formativo anual para tu equipo.
Invertir en un plan formativo para la capacitación de tu equipo te permitirá aportar valor a tu empresa.
Estos son los pasos que te permitirán diseñar un plan de formación ideal para tu equipo de trabajo:
1. Detecta las necesidades de formación.
Se trata de conocer y analizar cuáles son las necesidades de formación de la clínica, es decir, identificar las áreas que requieren de un mayor fortalecimiento de conocimientos.
Este primer paso te ayudará a conocer e identificar los posibles problemas o fallos que se presentan en la consulta, ya sea por desconocimiento, descuido o equivocación.
2. Define metas y objetivos.
- ¿Qué quiero lograr con mi clínica?
- ¿Cómo me visualizo en el futuro?
- ¿Qué imagen quiero transmitir?
- ¿Por qué quiero que se me reconozca?
Estas preguntas son determinantes en el momento de planificar la formación de tu equipo.
En función de las metas que desees alcanzar, será mucho más fácil elegir la capacitación correcta.
Por ejemplo, si tu deseo es aumentar la efectividad de tus llamadas (para reducir el número de cancelaciones y aumentar el número de citas concertadas), buscarás un curso de atención telefónica para tu equipo de recepción.
3. Ejecuta el plan de formación.
Una vez definido el plan es hora de ejecutarlo.
En esta fase debes realizar un seguimiento constante del plan formativo para garantizar su efectividad.
4. Evalúa el plan formativo.
Tan importante como el diseño y la aplicación del plan formativo es la evaluación de los resultados.
A través de la interacción directa con los participantes, será posible conocer su nivel de satisfacción y el impacto que ha tenido en el desempeño de sus actividades diarias.
Esta evaluación permitirá corregir posibles errores y mejorar las estrategias del plan de formación del próximo año.
Además, añadiría a esto un último paso: la elección correcta de la empresa de formación.
Te recomiendo que antes de buscar una empresa de capacitación, investigues los planes que ofrecen, así como la formación de sus facilitadores y los testimonios de sus alumnos.
Asegúrate de que entre los profesionales haya odontólogos, expertos en formación, coaches o directores de clínica.
Recuerda: el plan formativo anual te va a ayudar a detectar qué áreas necesitan mayor capacitación.
4 Factores a tener en cuenta para fortalecer tu equipo de trabajo.
Como odontólogos, en la Universidad nos preparan con mayor énfasis en el área técnica, dejando de lado la preparación sobre cómo fortalecer el trabajo de tu equipo.
Si desconoces cómo tú mismo puedes influir en el comportamiento de tu equipo te daré algunas claves:
1. Establece un perfil concreto para cada persona.
Es importante que tengas claro cuáles son las funciones y qué esperas de cada miembro de tu equipo.
Elabora un perfil sobre sus responsabilidades de acuerdo a su experiencia y actitud.
Así será mucho más fácil que tus empleados y colaboradores cumplan con los objetivos.
2. Mantén la motivación en el equipo.
Es fundamental que mantengas viva la motivación de tu equipo.
¿Cómo hacerlo?
Manteniendo el positivismo, haciéndoles sentir que forman parte de tu proyecto y que son importantes para ti.
Cuando el equipo se siente cómodo en su puesto de trabajo, cumplirá con más ánimo todas sus metas.
3. Fortalece el ambiente laboral.
Nada mejor para lograr el éxito de una clínica dental que tener a un equipo unido y enfocado hacia el cumplimiento de las metas.
Cuando has logrado que cada uno de los miembros de la clínica trabaje en sintonía con los objetivos de la empresa, has dado el primer paso hacia la consolidación de tus deseos.
El ambiente o clima laboral determina la satisfacción de tu equipo y de tus pacientes.
4. Da el ejemplo.
Para poder exigir la excelencia a tu equipo debes dar tú el primer paso.
Si mantienes una actitud poco agradable, no puedes esperar que tu equipo sea amable contigo.
Una actitud positiva y comprensiva es la clave para lograr respeto y admiración por parte de los miembros de tu equipo.
Cada uno de estos factores son indispensables para fortalecer la integración y el cumplimiento de actividades de tu equipo de trabajo.
Ponlas en práctica y verás cómo alcanzas más rápido tus propósitos.
¿Cómo influye la formación de tu equipo en la satisfacción del paciente?
Otro elemento fundamental es lograr que el paciente se sienta cómodo y satisfecho con los servicios de la clínica.
No puedes tener pacientes complacidos, si tus empleados se sienten insatisfechos.
Por lo tanto, es vital para tu clínica el reciclaje constante de conocimientos.
El escritor británico y principal influenciador de Mahatma Gandhi, John Ruskin, dijo que:
“La meta final de la verdadera educación es no sólo hacer que la gente haga lo correcto, sino que disfrute haciéndolo; no sólo formar personas trabajadoras sino personas que amen el trabajo; no sólo individuos con conocimientos, sino con amor al conocimiento”.
Y es que debemos buscar la excelencia a través de la formación del equipo que nos acompaña.
Cuando el paciente entra a tu clínica dental es fundamental que tu equipo sea amable, cordial y servicial con él.
De este modo el paciente querrá volver, no sólo porque le habéis ofrecido un buen servicio, sino porque ha encontrado un lugar donde SE SIENTE a gusto.
¿Es realmente la formación de tu equipo una inversión rentable?
La respuesta es un rotundo SÍ.
La formación continua repercutirá directamente en tu éxito.
Así lo reconoce el ex-presidente de la Sociedad Española de Cirugía Bucal, Eduard Valmaseda, quien afirma que «se puede prescindir de una formación continuada si entre tus objetivos no se encuentra el éxito profesional«.
Esto quiere decir que, al invertir en la formación de tu equipo, estarás garantizando tu propio éxito y el de tu clínica dental.
Por qué la formación es clave para delegar de manera eficaz.
Como odontólogo y líder de tu equipo, necesitas aprender a delegar para ganar tiempo y poder tratar los aspectos clave de tu negocio.
Sin embargo, delegar es la asignatura pendiente de muchos profesionales.
¡¿Cómo voy a dejar en manos de otra persona esta tarea?! Nadie conoce mi clínica como yo…
¿Tú también piensas así?
Pues es un grave error.
Te sorprendería saber que, con la formación adecuada, son muchas las personas en las que podrías confiar para liberar parte de tu valioso tiempo.
¿Te imaginas deshaciéndote de un plumazo de todas tus tareas administrativas?
¿Y si alguien se encargara de toda la comunicación de tu negocio?
¿O negociase los precios con tus proveedores?
Que lidiase con el banco, que te echase una mano con las cuentas, y con tu agenda, y preparando tus casos (modelos, imágenes, historias…) antes de estudiarlos…
Suena bien, ¿verdad?
Y es que, para facilitar el crecimiento de tu empresa, necesitas delegar.
¡Porque tú no puedes abarcarlo todo!
Grábatelo a fuego:
Para avanzar, tienes que delegar.
Eso sí, antes de dar el paso, necesitas incorporar unos cambios en tu forma de pensar.
Cómo pasar del “miedo a delegar” al “quiero delegar”.
¿En qué se basa tu miedo a delegar?
- ¿Te aterroriza sentir que pierdes el control?
- ¿Eres muy perfeccionista y temes que la persona que va a realizar la tarea no alcance los estándares de calidad que tú quieres?
- ¿Te gusta sentirte “imprescindible” y ser la única persona capacitada para hacer X cosa?
- ¿Lo has intentado en alguna ocasión y no te funcionó como esperabas?
¿O todas ellas?
Para dejar atrás el miedo a delegar, necesitas abrir tu mente a nuevos conceptos y seguir los siguientes pasos:
1. Introduce el pensamiento global.
Se trata de una cuestión estratégica.
Piensa en cuáles son las grandes áreas de tu empresa.
Aunque en este momento seas un profesional autónomo y tengas una clínica pequeña con 3-4 personas contratadas, piensa en cómo será tu negocio a medio y largo plazo.
Estos serían los departamentos más habituales:
- Dirección / Gerencia.
- Compras.
- Recursos Humanos.
- Marketing.
- Comercial / Ventas.
- Atención al paciente.
- Administración.
- Finanzas.
Lo importante aquí es estudiar el panorama general y visualizar cómo podrías llegar a tus objetivos globales delegando de manera efectiva.
No te limites a delegar tareas individuales.
Agrupa y vence.
2. Analiza tus necesidades.
Para saber qué delegar y a quién delegarlo, de manera que se consigan los mejores resultados, debes empezar por tener una imagen muy clara de todas las tareas por hacer y los objetivos por alcanzar.
La mejor manera de averiguar por dónde «desaparece» tu tiempo, es hacer un seguimiento de cómo lo inviertes.
Intenta mantener un registro de todo lo que haces durante tu jornada de trabajo, y descubrirás cuáles son tus mayores ladrones de tiempo.
Este ejercicio, de por sí, es una poderosa herramienta que te ayudará a identificar las labores a delegar, e incluso las que son totalmente innecesarias y pueden ser eliminadas.
3. Explora tus opciones.
Delegar se puede hacer de maneras muy distintas.
Tu mejor opción dependerá de las necesidades de tu clínica, y de tus necesidades a nivel profesional y personal.
El sistema de delegación más eficaz es aquel en el que puedes confiar, y te permite crecer porque se adapta a tus necesidades (siempre) cambiantes.
Dos de las opciones de delegación más comunes incluyen la contratación de un empleado/a adicional (a tiempo completo o a tiempo parcial), y la externalización del trabajo a un/a profesional independiente, como una asistente virtual, un community manager o un asesor fiscal.
4. Proporciona a tu equipo toda la información necesaria.
Para delegar, antes tienes que documentar.
No se puede esperar que alguien se haga cargo de X tareas si previamente no le has facilitado los detalles del trabajo y la manera en la que prefieres que lo haga.
Antes de delegar cualquier tipo de trabajo, tendrás que evaluar y anotar toda la información, el conocimiento y los procesos que hacen que tu negocio funcione como una maquinaria perfectamente engrasada (cosa que no siempre es fácil porque durante nuestro trabajo a diario no solemos documentar lo que hacemos).
Así que, si no lo has hecho antes, ¡ha llegado el momento de registrar tus procesos!
Cualquier miembro de tu equipo debería poder realizar X actividad en cualquier momento (si has documentado correctamente el proceso).
Por eso, es importante que este tipo de documentos y cualquier otro tipo de información, se encuentre guardada y siempre accesible para las personas que trabajan contigo.
Una vez que hayas compartido toda la información con tu equipo, tomaros el tiempo para revisar los detalles y responder a cualquier pregunta que pueda surgir.
5. Establece prioridades.
Una vez has documentado los procesos y has creado un sistema para compartir esa información, llega el momento de identificar cuáles son las principales prioridades y cómo vas a asignar, controlar y gestionar el trabajo delegado.
Concéntrate en tus prioridades más importantes primero.
Puedes crear tu lista de labores a delegar de alta prioridad respondiendo a estas dos sencillas preguntas:
- ¿Es necesario completar esta labor ahora?
- ¿Es necesario que yo haga esta labor o la puede hacer alguien más?
6. Optimiza tus procesos con ayuda de la tecnología.
La tecnología puede facilitar muchas tareas, ya sea el intercambio de archivos y documentos, la programación de actividades, o incluso la formación online.
Herramientas para la gestión de proyectos como Trello o Asana, el intercambio de archivos con WeTransfer, o los documentos compartidos en Dropbox o Google Drive, te harán la vida mucho más fácil.
Explora la tecnología que tienes a tu disposición antes de delegar tus tareas para desarrollar un sistema que facilite el intercambio de información y colaboración de la manera más óptima.
7. Valora la aportación de los demás.
Delegar es difícil.
Y también lo es aceptar a la persona que “usurpa” tu labor, sobre todo si tú llevas mucho tiempo teniendo todo el control.
Intenta admitir y aceptar los nuevos procesos (y los nuevos protagonistas), y centra tu enfoque en el resultado final.
Lo que importa es si el resultado final es aceptable, similar o mejor de lo que tú hubieses conseguido.
Si lo es, no importa que el proceso no sea el mismo.
En cuanto te des permiso para aceptar una nueva manera de hacer las cosas, descubrirás que los métodos se van mejorando y puliendo.
La incorporación de una persona siempre trae nuevas ideas, y pueden ser muy valiosas.
8. Comunícate con tu equipo de manera frecuente.
Para delegar, debes comunicar la labor y tus objetivos de manera clara, concisa y coherente.
Es importante que cada miembro del equipo que participa en la labor, tenga acceso a toda la información disponible, se encuentre donde se encuentre.
Por ejemplo, si trabajas con un especialista en marketing que se encuentra en una ubicación diferente a la tuya, debes programar reuniones periódicas o videoconferencias para intercambiar información y compartir tus objetivos.
Puedes chatear con tu equipo con herramientas como Slack y reunirte virtualmente por Skype o Zoom.
Y, por último, es fundamental que permanezcas accesible entre reuniones para responder a las preguntas que tu equipo pueda tener, orientarles y ayudarles a resolver problemas cuando sea necesario.
9. Cultiva la confianza.
Sin confianza, no se puede delegar.
La confianza, además, tiene que ser bidireccional.
Es necesario que confíes en que los miembros del equipo van a realizar las tareas que les has encomendado tal y como tú esperas que lo hagan, y ellos también deben confiar en que tú les estás dando toda la información que necesitan para hacer el trabajo correctamente.
¿Cómo generas esa confianza tan importante?
- Siendo respetuoso/a. Siempre.
- Escuchando activamente lo que dice el resto de compañeros/as.
- Haciendo de la comunicación el foco central de la delegación.
- Diciendo lo que se va a hacer y haciendo lo que se dice.
- Siendo honesto/a. Siempre.
10. Permanece siempre disponible (pero invisible).
La delegación efectiva no es instantánea.
Se trata de un proceso progresivo que se basa en la confianza, la colaboración y el respeto.
Cuando empieces a delegar, sentirás la tentación de supervisar el trabajo para asegurarte que se está haciendo correctamente, y para ayudar a tu equipo a superar los retos a los que se enfrenten.
Sin embargo, conforme pasa el tiempo, es importante evitar el seguimiento de la tarea que estás delegando.
Aunque te mantengas informado del trabajo que se está haciendo, tu objetivo será mantenerte “disponible pero invisible”.
A medida que tu negocio crece, evolucionan tus responsabilidades y tus necesidades de delegación.
Por eso es importante que analices de manera periódica:
- Tus responsabilidades actuales y futuras.
- El tiempo que tienes disponible.
- El tiempo que te falta.
- Lo que te gustaría hacer si tuvieses más tiempo.
- Cómo está gestionando tu equipo el trabajo ya delegado.
Este proceso de evaluación te ayudará a anticipar tus necesidades futuras y estar preparado para agregarlas a tu lista de “tareas a delegar” tan pronto como veas que los cambios empiezan a producirse.
Cuando estableces un proceso de delegación efectivo, te regalas tiempo a ti mismo, y alivias la presión y la fatiga que se siente al hacer siempre lo mismo.
Créeme cuando te digo que delegar de manera efectiva puede ser la manera de saltar esa barrera que ahora mismo te impide hacer crecer tu clínica.
Y ahora, ¿estás preparado para crear tu plan de formación y para delegar?
Te leo en los comentarios 🙂
