Delegar es una gran asignatura pendiente. Es escuchar esa palabra (casi tabú) y notar como un escalofrío te recorre el cuerpo de arriba abajo, ¿verdad?
¡Delegar! ¡Qué cosas! ¡Con lo mucho que me ha costado abrir y sacar adelante mi clínica, ¿quién va a saber gestionarla y hacerla avanzar como yo?
Pues te sorprendería saber que, con la formación adecuada, son muchas las personas en las que podrías confiar para que te ayudasen a liberar parte de tu valiosísimo, pero muy escaso, tiempo.
¿Te imaginas no tener que estar seleccionando personal de recepción cada dos por tres?
¿O contar con alguien que se encargase de toda la comunicación de tu clínica dental, por ejemplo? ¿Tus redes sociales? ¿Tu blog? ¿Tu marketing dental?
Alguien que negociase tus precios con tus proveedores.
Que lidiase con el banco, que te echase una mano con las cuentas…
¿Te imaginas todo lo que tú podrías estar haciendo, si te abrieses a la idea de “delegar”? (Además de facilitar el crecimiento de tu empresa, ¡porque tú no puedes hacerlo todo!).
Pues podrías dedicarle más tiempo a todo lo que te gusta, por ejemplo: pasar más tiempo con los peques, salir un poquito antes para ir a correr un rato o al gym, retomar la maravillosa rutina de ir al fisio una vez al mes…
No imagines.
Para avanzar, tienes que delegar.
Libera tu tiempo, y tu vida cambiará. Radicalmente.
¿Por dónde empiezas?
Fácil.
Cambiando tu manera de pensar y adoptando una mentalidad abierta a delegar.
¿Cómo se consigue una mentalidad predispuesta a delegar?
1. Piensa siempre en el panorama global.
The Big Picture. No te limitas a delegar tareas individuales.
Lo importante aquí es estudiar el panorama general a largo plazo y visualizar cómo podrías llegar a tus objetivos globales delegando de manera efectiva.
2. Valora la aportación de los demás.
Delegar es difícil.
Así como también lo es aceptar a la persona que “usurpa” tu labor, sobre todo si tú llevas mucho tiempo haciendo teniendo todo el control.
Intenta admitir y aceptar los nuevos procesos y los nuevos protagonistas, y centra tu enfoque en el resultado final.
Lo que importa es si el resultado final es aceptable, equiparable o mejor de lo que tú hubieses ofrecido.
Si lo es, no importa que el proceso aplicado para conseguir ese resultado, no sea el mismo.
En cuanto te des permiso para aceptar una nueva manera de hacer las cosas, descubrirás que los métodos van mejorando y se van afinando.
Un nuevo par de manos significan nuevas ideas, que pueden ser muy valiosas.
3. Disponible pero invisible.
La delegación efectiva no es instantánea; es una progresión que se basa en la confianza, la colaboración y el respeto.
Cuando empieces a delegar, tendrás la tentación (y, de hecho, no solo es normal, sino deseable), de hacer un seguimiento del trabajo para asegurarte que se está haciendo correctamente y para ayudar a los miembros de tu equipo a superar cualquier tipo de reto al que se enfrenten.
Sin embargo, conforme pasa el tiempo, es importante evitar la micro gestión de la labor que estás delegando.
Si bien es importante que te mantengas informado del trabajo que se está haciendo, para supervisar y proporcionar feedback positivo siempre que sea necesario, tu objetivo debe ser mantenerte “disponible pero invisible”, a menos que sea necesario.
4. Evoluciona.
A medida que evoluciona tu clínica, también evolucionarán tus responsabilidades y tus necesidades de delegación.
Intenta revisar:
- Tus responsabilidades actuales y futuras.
- El tiempo que tienes disponible.
- El tiempo que te falta.
- Lo que te gustaría hacer si tuvieses más tiempo.
- Cómo está gestionando tu equipo el trabajo ya delegado.
Este frecuente proceso de evaluación te ayudará a anticipar tus necesidades futuras y estar listo para agregarlas a tu proceso de delegación tan pronto como veas que los cambios empiezan a tener lugar.
Perfecto.
Al menos ahora ya no nos entran temblores al oír la palabra “delegar”, ¿verdad?
¿Te has hecho a la idea de que tienes que dejar de hacerlo todo en tu clínica dental si quieres pasar al siguiente paso natural de tu evolución como empresa?
Pues, vamos a ver, ¿qué debes hacer para empezar a delegar de manera efectiva?
Son muchas las decisiones que se deben tomar, y los procesos que se deben tener en cuenta, a la hora de construir un equipo en el que confíes y a quien te sientas seguro delegando tu trabajo.
Cómo delegar de una manera eficaz.
1. Analiza tus necesidades.
Para saber qué delegar y a quién delegarlo de manera que se consigan los mejores resultados, debes empezar por tener una imagen muy clara de todas las labores por hacer y los objetivos que alcanzar.
La mejor manera de averiguar por dónde desaparece tu tiempo, es hacer un seguimiento de cómo lo inviertes, tanto el trabajo facturable como el no facturable.
Intenta mantener un registro de todo lo que haces durante tu jornada de trabajo, y descubrirás cuáles son tus mayores ladrones de tiempo.
Este ejercicio, de por sí, es una poderosa herramienta que te ayudará a identificar las labores a delegar, e incluso las que son totalmente innecesarias y pueden ser eliminadas.
2. Explora tus opciones.
Delegar, lo que es delegar, se puede hacer de maneras muy distintas.
Tu mejor opción dependerá de las necesidades de tu clínica dental, y de tus necesidades personales como odontólogo.
El sistema de delegación más eficaz es aquel en el que puedes confiar, y te permite crecer porque se adapta a tus necesidades cambiantes.
Dos de las opciones de delegación más comunes incluyen la contratación de un empleado adicional, y la externalización del trabajo a un profesional independiente, como un/a asistente virtual.
3. Arma a tu equipo con información.
Para delegar, antes hay que documentar.
No se puede esperar que alguien tome cargo de tus labores si los detalles del trabajo y la manera como prefieres que se haga, no está claramente enumerado.
Antes de delegar cualquier tipo de trabajo, tendrás que evaluar y anotar toda la información, el conocimiento y los procesos que hacen que tu clínica dental funcione como maquinaria perfectamente engrasada, cosa que no siempre es fácil porque durante nuestro trabajo a diario, no solemos documentar lo que hacemos.
Pero, si no lo has hecho antes, cuando llega la hora de delegar, ¡hay que hacerlo!
En general, todos tus procesos deberán incluir un resumen escrito de manera muy clara que permita a cualquier miembro de tu equipo tomar posesión de la actividad en cualquier momento.
Por eso, es importante que este tipo de documentos y cualquier otro tipo de información, se encuentre adecuadamente guardada en una ubicación accesible a todos los implicados.
Una vez que hayas compartido toda la información necesaria con tu equipo, tomaros el tiempo para revisar los detalles y responder a cualquier pregunta que pueda surgir.
4. Desarrolla un Plan de Asignación Priorizado.
Vale, hemos documentado procesos, y hemos creado un sistema para compartir esa información.
Ha llegado el momento de identificar cuáles son las principales prioridades y cómo vas a asignar, controlar y gestionar el trabajo delegado.
Concéntrate en tus prioridades más importantes primero.
Puedes identificar una lista de posibles labores a delegar de alta prioridad, simplemente respondiendo a estas dos sencillas:
- ¿Es necesario completar esta labor ahora?
- ¿Es necesario que yo haga esta labor o la puede hacer alguien más?
5. Optimiza tus procesos con tecnología.
La tecnología puede facilitar muchas tareas, ya sea el intercambio de archivos y documentos, la programación de actividades, o incluso la formación en línea.
Explora la tecnología que tienes a tu disposición en tu clínica dental antes de delegar tus tareas para desarrollar un sistema que facilite el intercambio de información y colaboración de la manera más óptima.
6. Comunícate con tu equipo de forma adecuada y frecuentemente.
Para delegar, debes comunicar la labor y tus objetivos de manera clara, concisa y coherente.
Es importante también que cada miembro del equipo que participa en la labor, tenga acceso a toda la información disponible, se encuentre donde se encuentre.
Por ejemplo, si trabajas con un especialista en marketing dental que trabaja en una ubicación diferente a la tuya, es importante que programes reuniones frecuentes o teleconferencias para intercambiar información y compartir tus objetivos.
También es importante que permanezcas accesible entre reuniones para responder a cualquier tipo de preguntas que puedan tener, orientarles y ayudarles a resolver problemas cuando sea necesario.
7. Cultiva la confianza.
Sin confianza, no se puede delegar.
La confianza, además, tiene que ser bidireccional.
Es necesario confiar que los miembros del equipo van a completar el trabajo que les has encargado tal y como tú esperas que lo hagan, y ellos también deben poder confiar en que tú les estás dando toda la información que necesitan para hacer el trabajo adecuadamente.
¿Cómo generas esa confianza tan importante para tu equipo?
- Siendo respetuosos.
- Escuchando activamente lo que dice el resto de compañeros.
- Haciendo de la comunicación el foco central de la delegación.
- Diciendo lo que se va a hacer y haciendo lo que se dice.
- Siendo honesto.
Cuando tomas las medidas necesarias para establecer un proceso de delegación efectivo, no sólo estás regalándote tiempo a ti mismo para centrarte en otras actividades tan o más importantes en tu clínica dental o en tu vida personal, sino que, además, estás aliviando la presión y fatiga que se siente al hacer siempre lo mismo.
Créeme cuando te digo que delegar de manera efectiva puede ser la manera de saltar esa barrera que ahora mismo te impide hacer crecer tu clínica odontológica.
¿Te vas a atrever?
