Cómo cobrar a tu paciente y reducir impagos en tu clínica

Cómo cobrar a tu paciente y reducir impagos en tu clínica

¿Tienes dudas sobre cómo cobrar a tu paciente? ¿Hay alguna forma de prevenir los impagos? ¿Es posible ser empático en una llamada de recobro?

La respuesta a estas tres preguntas es un SÍ rotundo.

Sin embargo, muchas veces los profesionales de la salud nos sentimos algo incómodos a la hora de hablar de dinero.

Por eso vamos a ver cuáles son los paso a seguir para evitar los impagos, cobrar al paciente y hacer un seguimiento empático al paciente.

 

Por qué cobrar a tu paciente es esencial para poner en valor tu trabajo

¿Cuándo fue la última vez que revisaste cuántos pacientes tienes con tratamientos impagados?

¿Y el importe total de todos esos tratamientos?

Te invito a que lo calcules ahora mismo (es probable que la cifra te sorprenda).

Pero, ¿qué sucede?

Que cuando hay que reclamar un importe pendiente de pago, si te resulta incómodo, terminarás diciendo: «Por X euros que me debe, prefiero dejarlo estar«.

Y debo decirte algo alto y claro: ¿qué tipo de mensaje le estás dando a tu equipo cuando le restas importancia a este hecho?

¿Acaso no habéis realizado un excelente trabajo?

¿Acaso no sois merecedores de ese digno reconocimiento?

Por supuesto que sí.

Y cada vez que tú evitas esa llamada «incómoda» el mensaje que le das a tu equipo es: nuestro trabajo no es valioso ni importante.

Y el mensaje que le envías a tu paciente es «aquí te tratamos y no pasa nada si dejas de pagar lo que previamente hemos acordado«.

Es grave.

Ya sean 50 euros, 500 o 5000.

Por eso, reserva cada semana un espacio de tiempo para hacer el seguimiento de las reclamaciones y los saldos pendientes de tus pacientes.

¿Tu mejor aliado?

Un buen software de gestión que te facilite esta tarea.

Ten en cuenta que, si no estás haciendo un seguimiento exhaustivo de este tema y ha pasado demasiado tiempo desde que realizaste el tratamiento, el paciente puede pensar que “no pasa nada” y que su saldo pendiente no es un tema importante.

Incluso puede pensar que en tu clínica «no os enteráis», que no lleváis el control o que sois poco profesionales.

Pero, ¿cómo puedes evitar esa situación?

 

5 tips para reducir tu tasa de impago

Tal y como sucede con tus pacientes, la mejor forma es prevenirlo y voy a contarte algunos tips para lograrlo:

 

1. Habla con tu paciente cara a cara en su próxima cita. 

La reunión de primera hora de la mañana es el mejor momento para que reviséis los saldos de los pacientes y sepáis quién debe pagar ese día.

Si el paciente tiene una inquietud, una pregunta o un problema con el saldo, invítale a pasar a un despacho privado en la clínica donde tu responsable de atención al paciente o tu recepcionista pueda sentarse con él y ayudarle a solucionarlo.

Escucha. Empatiza. Ofrece opciones.

Ten en cuenta que a tus pacientes les ves muy pocas veces al año, por eso es importante implementar un sistema correcto para eliminar la posibilidad de tener saldos pendientes o que se incrementen con el tiempo.

2. Apuesta por una comunicación clara y evita la letra pequeña.

Para muchos profesionales hablar de dinero con sus pacientes puede resultar algo incómodo. Pero recuerda que tú estás prestando un servicio, que tienes una empresa, y que tu paciente está informado y se ha comprometido a pagar tus honorarios profesionales.

Cuando expliquéis el plan de tratamiento y la valoración económica es importante que quede constancia por escrito de todo lo que habéis hablado: precios, formas de pago, fechas en las que tendrá que pagar cada importe, etc.

Todo claro. Todo escrito. Cero sorpresas.

De hecho, un tip que funciona muy bien es enviar una copia de la propuesta por email y solicitar a tu paciente que te responda con un sencillo «ok» para confirmar que lo ha recibido.

De esa forma siempre tendrás constancia de lo que le has enviado y que lo ha recibido.

Las palabras se las lleva el viento. Los emails no.

3. Comunica tu política de pago.

Cada clínica dental gestiona los pagos de sus pacientes de manera diferente. Algunas cobran el importe total del tratamiento por adelantado (sobre todo en tratamientos como implantes).

Otras eligen la modalidad del 50-50. La mitad del presupuesto al iniciar la prótesis y la otra mitad al finalizar.

También hay clínicas que solicitan el pago inmediatamente después de haber realizado el tratamiento.

Y quienes ofrecen opciones de financiación bancaria. O de pronto pago.

Elijas las opciones que elijas, debes explicarle a tu paciente cómo trabajáis en vuestra clínica, para que sepa cuándo y cómo pagará.

Cuantas menos sorpresas, mejor.

4. Confirma la cita de tu paciente y recuérdale el acuerdo de pago.

Si tu paciente se olvida de su cita porque se programó con meses de antelación es posible que no sepa o no recuerde cuánto tendrá que pagar.

Por eso, confirma su cita varias veces con el sistema del triple check.

Envía un mensaje de texto de confirmación justo después de programar la cita, otro mensaje una semana antes de su visita y un último mensaje 24 horas antes.

En la mayoría de softwares de gestión puedes personalizar las preferencias de cada paciente para estos recordatorios, ya sea con correos electrónicos, llamadas o mensajes de texto.

Estos recordatorios no solo minimizarán las ausencias, sino que le recordarán al paciente que próximamente tendrá un tratamiento dental que pagar.

¿Y si el paciente no realiza el pago el día de su cita?

En ese caso ofrece un buen plan de seguimiento. Puedes enviarles una factura por correo electrónico con una fecha de vencimiento.

Si pasado ese tiempo no has recibido el pago del paciente, realiza un seguimiento al paciente vía telefónica.

5. Ofrece facilidades de pago siempre que sea necesario.

Cuanto más fácil sea pagar, más probable será que recibas el importe completo de los tratamientos.

Lo ideal es que tengas todas las formas de pago disponibles (efectivo, tarjeta, transferencia, cheque…) y que ofrezcas planes de pago a aquellas personas que no pueden pagar en su totalidad.

La financiación es una buena forma de hacer accesible el tratamiento a muchos pacientes, y también les proporcionas una sensación de apoyo, de comprensión y de ayuda por parte de la clínica.

Listo.

Ahora ya sabes cómo prevenir y tratar las situaciones de impago.

¿Vas a contactar con aquellos pacientes que deben regularizar su situación contable? Te animo a hacerlo cuanto antes.

Ahora ya saber cómo cobrar al paciente.

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